بحث عن كيفية إعداد خطة عمل

كاتب مُشارك: فاتن سليمان
عدد الزيارات 151
بحث عن كيفية إعداد خطة عمل

قبل البدء بتحقيق أهدافك، عليك التخطيط لكيفية الوصول إليها وذلك عن طريق إعداد خطة عمل للوصول إلى النتائج المرجوة، فهي خطوة أساسية لضمان نجاح عملك، سوف نتعرف في هذا المقال على تعريف خطة العمل وخطوات إعدادها بالإضافة إلى عناصرها.

تعريف خطة العمل

  1. هي الخطة التي تضعها لإدارة مشروعك، وعندما تعدها بالشكل الصحيح سوف توضح خطة عملك وتحدد الخطوات اللازمة للوصول إلى الهدف النهائي، من خلال معرفة الموارد والمتطلبات والميزانية بالإضافة إلى الجدول الزمني لإنجازها، فهي بمثابة الخريطة التي ترشدك وتساعدك للوصول إلى هدفك بيسر وبسهولة.

خطوات إعداد خطة عمل

  1. يعتبر إعداد خطة عمل عملية معقدة للغاية وتحتاج إلى أكبر كم ممكن من التفاصيل قبل تقديمها إلى صاحب العمل، إليك الخطوات اللازمة لإنشاء خطة عمل جيّدة:
    1.تسمية المشروع وتحديد الهدف المرجو منه والجدول الزمني اللازم:
    تمكن هذه الخطوة أصحاب المشروع من معرفة الوقت الذي سوف تأخذه لإنشاء خطة العمل، مثلاً أربعة أشهر أو ستة أشهر أو سنة، وهذه المدة تختلف باختلاف المشروع واختلاف ميزانيته وموارده غير أنها تتعلق ايضاً بسبب وأهداف هذا المشروع، بالإضافة إلى الوقت سوف تمكن هذه الخطوة أصحاب العمل من معرفة الهدف من المشروع، عليك التأكد من وضع شرح واضح عن الهدف النهائي المرجو من المشروع.
    2. ضع خطة عملك في السياق
    حدد السبب الذي يدفعك إلى الاعتقاد بالحاجة إلى هذا المشروع، أو بالأحرى الذي يدفعك إلى الاعتقاد بالحاجة لتحقيق الهدف النهائي من المشروع، ضع حلول لجميع المشاكل والأسئلة التي قد تواجهك أثناء القيام بهذه الخطوة.
    3. حدد أهدافك وغاياتك
    عليك تحديد الغايات المرجوة من المشروع سواء على المدى القريب أو على المدى البعيد، ويجب لهذه الأهداف أن تكون محددة أو قابلة للقياس، على سبيل المثال الأهداف المرجوة من هذا المشروع، هي زيادة نسبة المشتركين بنسبة 50% شهرياً، أو زيادة الأرباح بمبلغ محدد من الدولارات.

    4. تحديد وتنسيق الموارد المتاحة لك
    عند القيام بهذه الخطوة، عليك الإجابة على الأسئلة التالية:
    ما هي الميزانية التي أستطيع أن أرصدها لهذا المشروع؟
    من أي قسم سيتم تخصيص الميزانية؟
    ما هي الأدوات البرمجية (مثل تتبع الوقت وأدوات إدارة المشروع) المطلوبة لتبسيط المشروع؟
    5. فهم العقبات والمشاكل التي تواجه مشروعك
    من أهم المشاكل والعقبات التي تواجه المشروع هي قيود الوقت والميزانية والموارد، وبما أنك حددت هذه المشاكل في الخطوات السابقة، الآن عليك أن تفهمها بشكل صحيح وتتعامل معها لتضمن نجاح مشروعك.
    6. مناقشة المخاطر التي قد يتعرض لها مشروعك
    بعد البدء بالمشروع هناك مجموعة من العقبات التي قد تواجهها، عليك التعامل معها وتجهيز كافة الاحتياطات لها، ومن هذه العقبات أن يقوم أحد موظفيك بأخذ إجازة مدفوعة الأجر، ويجب أن تضع بحسبانك إجازات الموظفين وعطلات الشركة، بالإضافة إلى ذلك عليك التعامل مع أي حوادث مفاجئة وغير متوقعة قد تؤثر على ميزانية الشركة أو تؤخرك عن العمل وتغير من الجدول الزمني الذي وضعته في البداية، في مثل هذه العقبات عليك الانتباه على التفاصيل بشكل كبير وليس العناوين العريضة فقط لتضمن نجاح مشروعك بالشكل المخطط له.

عناصر خطة العمل

  1. تتضمن أربعة عناصر أساسية وهي:
    الملخص التنفيذي: وهو بمثابة تعريف بالمشروع وصاحبه والهدف المرجو منه، بالإضافة إلى قائمة بالخدمات أو المنتجات التي يوفرها المشروع.
    خطة التسويق: وهي مخطط يشمل جميع المنافسين الموجودين في السوق حالياً، ويصنعون نفس المنتجات بالإضافة إلى معرفة من الأفضل والأقدم في هذا السوق.
    خطة الإنتاج: تلي هذه الخطوة خطة التسويق، إذ أصبح بإمكان صاحب المشروع معرفة أنواع المنتجات المرغوبة بالسوق، وما هي المنتجات الأكثر طلباً والأقل طلباً، بهذه الطريقة تتمكن من تجنب الخسارات الكبيرة التي قد تواجهها في حال وضعت ميزانية كبيرة لمنتجات غير مرغوبة.
    الخطة المالية: بعد القيام بالخطوات السابقة، أصبح بإمكانك البدء بالحديث عن المال والميزانية، وتستطيع تحديد رأس المال المرصود للمشروع، بالإضافة إلى الإيرادات المرجوة منه.

الهدف من وضع خطة عمل

  1. في حال قيامك بهذه الخطوات السابقة بشكلها الصحيح، سوف تبدأ مشروعك بتنظيم ودقة، وتضمن سير العمل بالاستراتيجية الصحيحة، وبإدارة منظمة للمشروع عن طريق توزيع المهام والمسؤوليات بين الأفراد على حسب اختصاص ورغبة العاملين، بالإضافة إلى إمكانية وضع توقعات معينة لمشروعك من الناحية المالية والاقتصادية من حيث الإيرادات ومن حيث رأس المال.